La phobie administrative, ça arrive. Et quand on est jeune et étudiant, on peut vite se sentir démuni face à cela. Certains étudiants oublient de rendre des documents pour leur inscription, d’autres attendent le 3e rappel pour payer leur minerval, et d’autre ne s’y retrouve pas. Et parfois, ça peut même t’empêcher d’obtenir tes allocations d’études, l’aide financière de la Fédération Wallonie-Bruxelles pour tes études. Heureusement, des techniques existent pour s’organiser et gérer ça d’une main de fer. Kotplanet t’explique comment t’organiser pour recevoir des aides financières pour tes études.
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Rassembler tous ses documents
Car oui, il y en a beaucoup. Carte d’identité (n’oublie pas de la scanner), CESS, fiche de paie de tes parents, attestation d’inscription, coordonnées bancaires, titre de séjour si c’est le cas, etc.. Autant de choses auxquelles tu dois penser. Et pour ça, le mieux est de récupérer ces différents documents, et de les mettre dans une farde. Car tu en auras souvent besoin, que ce soit pour ton inscription, ou pour l’allocation d’études.
Avoir une nomenclature sur son ordinateur
Il faut vivre avec son temps, et maintenant, l’administratif se fait aussi en ligne. Donc, pense à bien télécharger (ou scanner) ces différents documents sur ton ordinateur. Et pour t’y retrouver, mets-les dans un dossier commun, et respecte une nomenclature. Pour ne pas galérer à retrouver le bon document à chaque fois.
Y penser dès l’inscription
On a tendance à repousser la date au fur et à mesure. Sauf que pour l’allocation d’études, tu as jusqu’au 31 octobre. Et on y est vite. Donc, penses-y dès ton inscription dans le supérieur (et n’oublie pas de récupérer ton attestation d’inscription). Comme ça, tu introduis tes dossiers à temps, et tant que tu seras dans l’administratif pour ton inscription, autant continuer.
Se renseigner au service social de ton école
Pour quelque question que ce soit, consulte le service social de ton école. Il pourra notamment t’en dire plus sur le statut BIM, les aides du CPAS, etc. Et aussi, il pourra t’indiquer les délais, te montrer les documents à rassembler, et t’aider s’il te manque des documents.
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Faire des dossiers pour chaque demande
Pour t’organiser, tu as deux options. La première, c’est de faire des dossiers papiers pour chaque demande. Tu imprimes les documents que tu as donné, les documents que tu as dû compléter et les réponses que tu as reçues. Et tu les gardes dans une farde (que tu ne perds pas !). La deuxième, c’est de faire la même chose, mais sur ton ordinateur. Tu gardes chaque document, avec la bonne nomenclature, dans des dossiers séparés (le tout dans un dossier “administratif”). Et même les documents que tu as en papier, tu les scannes pour les garder dans les bons dossiers.
Ouvrir un dossier dans ton école
Car oui, ton école peut aussi t’aider financièrement. Tu peux aller consulter le service social de ton école et ouvrir un dossier chez eux. Ils peuvent te proposer une aide pour ton alimentation, ton logement, tes protections hygiéniques ou autres. Et aussi, ils seront te guider sur les autres démarches.
Avoir un bon suivi
N’hésite pas à te mettre des rappels, de relancer les administrations concernées si tu n’as pas de nouvelles. Mais, n’hésite pas aussi à consulter ta boite aux lettres, certaines réponses arrivent par courrier.
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