E-mails. Hate it or love it, maar als student word je er bijna dagelijks mee geconfronteerd. Je krijgt ze, maar soms moet je ze zelf ook sturen. Wanneer je ze zelf stuurt, zijn er enkele zaken die je best in je achterhoofd houdt. Wij willen je daar graag mee helpen en daarom geeft Kotplanet vier tips voor studenten om een e-mail op te stellen.
Je mailbox organiseren? Dat kan je op deze manieren doen.
1/ Kies een duidelijk onderwerp
Elke e-mail begint met een duidelijk onderwerp. Dat is – naast je naam – het eerste wat de ontvanger te lezen krijgt. Het is ook meteen de eerste indruk die iemand krijgt. Zorg ervoor dat je onderwerp kort en informatief is, zodat het meteen duidelijk is waarover je e-mail gaat. Vermijd vage en te lange onderwerpen. Een goed gekozen onderwerp kan ervoor zorgen dat de ontvanger jouw e-mail snel herkent en prioriteert.
2/ Zorg voor een duidelijke structuur
Wanneer je je e-mail opstelt, is het ook belangrijk om voor een duidelijke structuur te zorgen. Begin met een gepaste aanhef, zoals “Geachte mevrouw Jansen” voor een formele toon en “Beste Mark” voor een iets informelere toon. De inhoud van je e-mail verdeel je best in drie delen: de introductie, de kern en de afsluiting. In de introductie kan je jezelf kort voorstellen en het doel van je e-mail uitleggen. Daarna ga je over tot de kern, waarin je duidelijk beschrijft wat je nodig hebt. Dit is het belangrijkste deel van je e-mail. Nadien kan je afsluiten met een bedankje, eventueel een call-to-action en natuurlijk een groet. Vergeet ook zeker je naam en eventuele contactinformatie niet toe te voegen. Een e-mailhandtekening kan daar zeker bij helpen. 😉
3/ Houd het beknopt
Tijd is kostbaar. Jij leest vast niet graag hele lange e-mails. Wel, dat is voor onder meer je docenten, je stagementor, je werkgever en andere professionals zeker niet anders. Daarom is het goed om lange, omslachtige teksten te vermijden en meteen to-the-point te komen. Vraag je tijdens het schrijven af of de informatie echt nodig is. Zo niet, dan kort je je tekst best wat in. Korte e-mails worden sneller gelezen en de boodschap blijft ook beter hangen.
Krijg je soms valse e-mails? Zo kan je phishing tegengaan.
4/ Vermijd taal- en schrijffouten
Een e-mail met taal- en schrijffouten kan voor een slechte indruk zorgen en je boodschap minder serieus doen lijken. Daarom is het cruciaal om je e-mail altijd goed na te lezen voordat je het verstuurt. Hulpmiddelen – zoals spellingscontrole in je e-mailprogramma of online tools, zoals Grammarly en ChatGPT – kunnen je daar snel en accuraat bij helpen. Je e-mail luidop lezen of het door iemand anders laten controleren, kan ook een goede manier zijn om spelfouten en grammaticale fouten te ontdekken.
Hou deze tips zeker in je achterhoofd wanneer je opnieuw een e-mail moet opstellen en versturen. Veel succes! 📧
Op zoek naar meer tips voor studenten? Ontdek het op onze website!
